Como participar en una reunión virtual eficaz y eficientemente
A medida que empresas de todos los tamaños luchan con cómo y cuándo volver a una oficina física, está claro que las reuniones virtuales están aquí para quedarse, con todos los desafíos y las intervenciones de mascotas que vienen con ellos. A medida que más personas regresen a las reuniones presenciales, la reunión híbrida seguirá existiendo.
Ahora que hemos resuelto (en su mayor parte) los desafíos técnicos de encontrar el botón «silenciar» y aprender a compartir nuestras diapositivas (pero no nuestros escritorios), nos enfrentamos al reto más adaptable de liderar una reunión virtual eficaz y eficiente. En los resultados de nuestro reciente benchmarking encuesta, descubrimos que la gente está dando menos presentaciones debido a la pandemia, pero están hablando más que nunca en reuniones virtuales. Y se están frustrando. En los talleres de comunicación de liderazgo virtual, se escuchan las mismas preguntas de los clientes, independientemente de si trabajan en pequeñas organizaciones sin fines de lucro o empresas globales de Fortune 50.
«¿Cómo puedo hablar en una reunión virtual? ¿Cómo evitamos que mi equipo y yo hablemos unos sobre otros?
Nuestra disposición al liderazgo se mide en parte por nuestra voluntad de hablar en las reuniones. En ausencia de oportunidades presenciales, la forma en que nos relacionamos con otros en un entorno virtual es el principal motor de nuestras relaciones, profesionales o de otro tipo. Con esto en mente, aquí hay tres consejos para hablar en una reunión virtual, y tres advertencias para cuándo retener.
Cómo hablar
1. Prepárese para ello con anticipación. Si sabe que le gustaría decir unas palabras en una próxima reunión, háganlo saber con antelación al facilitador. De esa manera, pueden reconocerte fácilmente para que no tengas que interrumpir a alguien mientras hablas.
Nota: se recomienda encarecidamente utilizar un facilitador o líder para cualquier reunión de cinco o más personas. Esta persona te mantendrá concentrado y a tiempo. Con los clientes, garantiza un frente unido y profesional que defiende su marca.
2. Utilice una palabra de relleno como cuña estratégica para saltar a la conversación. En un HBR 2019 artículo, se ha discutido cuando palabras de relleno como «um» y «ah» en realidad pueden ser útiles. El uso de un relleno estratégico como «realmente» o «así» en una reunión virtual permite a los demás saber que le gustaría hablar. Utilícelo cuando sientes que alguien ha terminado un pensamiento, por lo que la plataforma activa tu video y da a la gente un aviso avanzado de que vas a contribuir.
Nota: Si alguien intenta eso cuando usted es el orador y no ha terminado de hablar, puede decir con confianza, «Mantenga ese pensamiento. Te lo entregaré en un minuto».
3. Cumplimiento y construcción: Mi técnica favorita para las reuniones en persona todavía se aplica aquí. Si usted debe interrumpir, felicite a la persona que habla (» Gracias por ese gran punto, Pedro, me gustaría basarme en eso.») y luego tome el punto en la dirección que desee. Mantiene la credibilidad del orador actual mientras te da el espacio para saltar. Si crees que podrías estar interrumpiendo a alguien, pero quieres hablar de todos modos, inténtelo así: «Voy a correr el riesgo de interrumpir a Pedro aquí, pero quiero aprovechar su punto diciendo…» Esto es particularmente eficaz para reuniones híbridas cuando eres virtual y no puedes leer el lenguaje corporal de otros.
Nota: ¿Qué sucede cuando dos personas hablan al mismo tiempo, y no hay facilitador?
En lugar de hacer el baile «Lo siento… vas primero» durante 30 segundos, prueba esto (teniendo en cuenta las costumbres de la empresa o del grupo y la política organizativa en mente):
Si usted ya ha hablado en esta reunión, conceda a la otra persona diciendo: «Por favor, vaya primero» y deje que la otra persona hable.
Si aún no has hablado en esta reunión, di «Gracias, seré breve» y luego continúe.
Por el contrario, algunas de nuestras mayores frustraciones se centran en aquellos que pasan demasiado tiempo hablando en la reunión. Si sientes que podrías ser esa persona, ¿Cuándo deberías retenerte?
Cuando retener
Cuando se suponía que la reunión terminaría hace cinco minutos. En estos días, nuestros clientes se están lamentando de las reuniones virtuales consecutivas sin siquiera un minuto para respirar entre ellas. Si sabes que la reunión está pasando el tiempo asignado y lo que tienes que decir no es crítico, no lo menciones.
Cuando lo que tienes que decir no requiere una decisión de la gente en la llamada. Si su contribución puede ser enviada por correo electrónico a los asistentes como información informante, considere ese método en lugar de hablar y usar tiempo de reunión precioso.
Si has hablado durante la mayor parte de la reunión. Algunas personas pasan más tiempo que otras formulando sus pensamientos. Si te gusta entrar y hablar de inmediato, es posible que estés aprovechando la oportunidad de un colega que tiene algo igualmente valioso que decir.
A medida que cada organización regrese a la oficina en diferentes momentos, tendremos reuniones virtuales e híbridas para el futuro previsible. El versátil comunicador tendrá que navegar sin problemas por esta realidad en un momento. Utilice estos consejos para estar preparado y eficaz independientemente de si usted es presencial o virtual. Ahorrará tiempo, reducirá la frustración y creará un entorno de trabajo más productivo.
Nos leemos en la próxima…
Estos consejos fueron adaptados de “Stop Talking Over Each Other in Virtual Meetings,” by Allison Shapira
